Jak wygląda, skąd się bierze i jakie koszty ponoszą organizacje?
Mimo że samo słowo “mikromenagement” brzmi całkiem niegroźnie – jego konsekwencje są niezwykle poważne. Wpływają nie tylko na dobrostan członków zespołu, ale i na efektywność realizowanych w firmie procesów. Mikrozarządzanie jest wszechobecne na poziomach mikro i makro. Doświadczają go zarówno menedżerowie jak i szeregowi pracownicy, a koszty ponosi nie tylko cała organizacja, a nawet i klienci! Niestety ze względu na powszechnie braki w wiedzy i umiejętnościach dotyczących zarządzania zespołem, menedżerowie “radzą sobie jak mogą”. Po jakie narzędzia wtedy sięgają? Często jest to drobiazgowe monitorowanie procesów w ciągu całego ich trwania; realizowanie na własną rękę zadań, które można byłoby oddelegować lub zrobić we współpracy z innymi; kurczowe trzymanie się utartych metod pracy i kategoryczne obstawanie przy swoich pomysłach czy rozwiązaniach. Nie jest to zbieg okoliczności, że tak właśnie wyglądają najbardziej charakterystyczne przejawy mikromenagementu.
Niestety, jednym z głównych powodów, dla których mikrozarządzanie stało się tak powszechne, jest to, że ludzie nie zostali przeszkoleni, aby postępować inaczej. Mikrozarządzanie staje się stylem domyślnym.” - tłumaczy Harry E. Chambers - badacz mikromenagementu w książce My way or the highway: the micromanagement survival guide, 2004.
Mikrozarządzanie jak kameleon?
Mikromenegement potrafi umiejętnie się kamuflować. W zależności od punktu widzenia wygląda zupełnie inaczej i może umknąć oczom niewyczulonego na ten problem obserwatora. Żeby lepiej zrozumieć, na czym polega mikrozarządzanie zespołem, potrzebujemy przyjrzeć się przykładom takich zachowań zarówno z perspektywy menedżera, jak i pracownika.
Jak widzi swoje zachowania menedżer?
Lubi wiedzieć, co się dzieję – “trzyma rękę na pulsie”. Uważnie monitoruje postępy prac i działania pracowników. Wnikliwie dopytuje, sprawdza, czy wszystkie tabelki są wypełnione na czas. Wyznaje zasadę, że “pańskie oko konia tuczy”. Zdarza mu się nadrabiać braki kompetencyjne współpracowników, dlatego czasami woli zrobić coś w pojedynkę lub stwierdza, że będzie szybciej, jak sam dokończy jakieś wspólne działanie. W głębi duszy czuje, że jest jedyną odpowiednia osobą do wykonywania niektórych zadań, ale nie może się rozdwoić. Uważa, że podstawowa przyczyna obniżonej efektywności leży w słabej organizacji pracy innych członków zespołu. Nie rozumie, dlaczego pracownicy są mało zaangażowani i zastanawia się, czy może nie powinien ich baczniej kontrolować.
Jak widzi tę sytuację pracownik?
Czuje się traktowany “jak dziecko” – ma za mało swobody, stosunkowo niewielką decyzyjność i odnosi wrażenie, że jest drobiazgowo kontrolowany na każdym kroku. Zastanawia się, dlaczego przełożony mu nie ufa. Irytują go oczekiwania szczegółowych sprawozdań na każdym etapie, rozliczanie z banalnych zadań czy przechadzanie się przez przełożonego po pokojach i zaglądanie w ekran. Nie rozumie, dlaczego nie może prowadzić niektórych projektów czy zadań samodzielnie i czuje się w związku z tym mało potrzebny. Często słyszy od przełożonego porady i sugestie, jak ma lepiej organizować swój czas pracy, albo jakie metody pracy byłyby lepsze w danym kontekście. Widzi, że menedżer ma za dużo na głowie i brakuje mu czasu. Ma poczucie, że trudno się domyślić i trafić w jego standardy. Przyzwyczaił się do tego, że racja przełożonego jest najważniejsza i tak naprawdę nie widzi sensu, żeby się wychylać czy występować z własną inicjatywą, jak choćby dzielić się własnymi pomysłami na usprawnienia.
Ile kosztuje mikrozarządzanie?
Kiedy oglądamy taki styl zarządzania zespołem z perspektywy jednostki (przełożonego i pracownika), możemy lepiej zrozumieć, na czym polega jego specyfika. Mamy szansę uwrażliwić się na wychwytywanie takich zachowań w otoczeniu, a także rozpoznać, czy problem ten dotyka również naszej organizacji. Mikrozarządzanie nie przekłada się jednak wyłącznie na indywidualne doświadczenia. Dlatego warto przyjrzeć się jego konsekwencjom na poziomie systemowym – czyli kosztom ponoszonym przez firmę. Przez koszty mikrozarządzania rozumiemy zarówno te dosłowne ekonomicznie, jak i koszty czasowe, interpersonalne, czy emocjonalne. Dotykają one jednak nie tylko pracowników firmy, ale i klientów!
Jakie koszty ponosi organizacja?
- problemy z zatrzymaniem najlepszych pracowników
- zwiększony poziom nierozwiązanych konfliktów
- zmniejszona jakość i efektywność procesów
- brak bieżących usprawnień
Jakie koszty ponoszą menedżerowie?
- zatrzymanie rozwoju kariery
- spadek satysfakcji z pracy i przemęczenie
- obniżenie produktywności całego zespołu
- mniejsza elastyczność na zmiany i wyzwania
Jakie koszty ponosi zespół pracowników?
- obniżone morale i mniejsze zaangażowanie
- zmniejszona inicjatywa i kreatywność
- niższe zadowolenie z pracy
- doświadczenie nudy
Jakie koszty ponoszą klienci?
- obniżony poziom usług
- spowolnione reakcje
- brak innowacji w ofertach
- niepotrzebne koszty finansowe wynikające ze zmniejszonej efektywności
Zamiast zakończenia: jak rozgryźć mikrozarządzanie?
Powodów dla występowania mikromenagementu jest wiele i najczęściej stanowią one wypadkową wielu czynników. Wśród najważniejszych możemy zaliczyć: (1) osobowościowe predyspozycje związane z temperamentem i cechami charakteru (2) negatywne wzorce z przeszłości – poprzez naśladownictwo uczymy się nadzwyczaj szybko; (3) kultura organizacji i dominującego w niej stylu zarządzania zespołem, które napędzają indywidualne tendencje i wzmagają działania zmierzające do nadmiernej kontroli; (4) uwarunkowania kulturowe związane z ograniczonym zaufaniem i “nadopiekuńczością”. Jak sobie radzić z tego rodzaju zachowaniami? Po pierwsze zaobserwować, zauważyć i przyznać istnienie tego zjawiska. Po drugie otwarcie rozmawiać, pytać i próbować zrozumieć jego przyczyny. Kluczowa jest tutaj zmiana perspektywy i gotowość do zrozumienia obaw i lęków, które kierują przełożonym/pracownikiem. Być może część z nich można rozwiązać w prosty sposób? Po trzecie rozwijać wiedzę, kompetencje i samoświadomość – poszukiwać możliwości uczenia się nowych modeli zarządzania zespołem, korzystać ze szkoleń zdalnych i stacjonarnych, uczestniczyć w warsztatach z zarządzania zespołem oferowanych przez firmy szkoleniowe. Przecież bez nauki i wsparcia innych osób np. ekspertów w temacie czy sprawdzonych firm szkoleniowych – zmiana utartych nawyków i przekonań to czasami zadanie przekraczające możliwości jednostki!
Autor: Zofia Małkowicz
Artykuł sponsorowany
